Постановление от 19.08.2016 г № 393-П
О внесении изменений в постановление Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 N 109-П
Правительство Ульяновской области постановляет:
1.Внести в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области, утвержденную постановлением Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 N 109-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области", следующие изменения:
1) в подразделе 2.2 раздела 2:
а) в пункте 2.2.3 слова "Гриф утверждения" заменить словами "Гриф утверждения документа", слова "наименование документа" заменить словами "заголовок к тексту";
б) в пункте 2.2.4 слова "наименование документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования" заменить словами "заголовок к тексту, отметка о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа";
в) пункт 2.2.8 изложить в следующей редакции:
"2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства Ульяновской области, являются:
1) герб Ульяновской области;
2) наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также - Правительство Ульяновской области);
3) наименование подразделения;
4) наименование должности;
5) справочные данные о Правительстве Ульяновской области;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10) место составления (издания) документа;
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) гриф утверждения документа;
14) указания по исполнению документа (резолюция);
15) заголовок к тексту;
16) текст документа;
17) отметка о контроле;
18) отметка о приложении;
19) подпись;
20) отметка об электронной подписи;
21) гриф согласования документа;
22) виза;
23) печать;
24) отметка о заверении копии;
25) отметка об исполнителе;
26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
27) отметка о поступлении документа;
28) ссылка на документ.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
2.2.8.1. Герб Ульяновской области.
Герб Ульяновской области размещается на бланках документов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 26.12.2013 N 247-ЗО "О гербе Ульяновской области".
2.2.8.2.Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.
Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Ульяновской области.
Если документ подготавливается Правительством Ульяновской области совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.
Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне (приложение N 6 к Инструкции); наименования организаций разного уровня располагают друг над другом (приложение N 6.1 к Инструкции).
2.2.8.3.Наименование подразделения.
Наименования подразделений указываются во внутренних документах: справках (приложение N 26 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение N 45 к Инструкции).
2.2.8.4.Наименование должности.
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.
2.2.8.5.Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.
Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.
Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:
Ленина пл., д. 1, г. Ульяновск, 432017
2.2.8.6.Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
2.2.8.7.Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова "года" или буквенного обозначения "г."). Например, дату 10 февраля 2015 года следует оформлять таким образом: 10.02.2015.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами с добавлением слова "года" или его сокращением до буквенного обозначения "г.", например: 5 января 2015 года.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно во всех документах, кроме законов.
В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:
"В срок до 12 октября 2015 года в соответствии с постановлением Правительства Ульяновской области от 23.03.2013 N 341-П..."
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже реквизита "Подпись".
2.2.8.8.Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, - состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования вида документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Правительстве Ульяновской области, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Правительства Ульяновской области.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе (приложения N 6 и 6.1 к Инструкции).
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
2.2.8.9.Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.
При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.
2.2.8.10.Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается на бланках документов Губернатора и Правительства Ульяновской области, за исключением бланков писем.
2.2.8.11.Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".
Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования", проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.2.8.12.Адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.
Реквизит "Адресат" печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:
| Министерство финансов Российской Федерации |
При направлении документа в организацию или ее подразделение указывается полное наименование организации или организации и подразделения в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название подразделения отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:
| Аппарат Правительства Российской Федерации | |
| Отдел по работе с обращениями граждан |
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия от наименования должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:
| Генеральному директору ЗАО "Авиастар-СП" | |
| И.О.Фамилия |
Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:
| Начальнику Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области | |
| государственному советнику юстиции Российской Федерации 1 класса | |
| О.И. Якуниной |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.
Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщенно, например:
| Главам местных администраций муниципальных образований Ульяновской области |
В этом случае также составляется лист рассылки.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, инициалы);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| Агентство недвижимости "Шанс" | |
| Краснопролетарская ул., д. 8, г. Ульяновск, 432031 |
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, например:
| Фамилия И.О. | |
| Минаева ул., д. 15, кв. 6, г. Ульяновск, 432600 |
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам.
2.2.8.13.Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа, выравнивается по левому краю.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ | ||
| Губернатор Ульяновской области | ||
| Подпись | И.О.Фамилия | |
| Дата |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:
| УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Наименование должности | Наименование должности | ||
| Подпись | И.О.Фамилия | Подпись | И.О.Фамилия |
| Дата | Дата |
При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕНЫ"), которое согласуется в роде и числе с наименованием вида документа (например, состав - УТВЕРЖДЕН, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, изменения - УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже (например, распоряжением, постановлением) с указанием автора документа в родительном падеже (например, Правительства Ульяновской области, Губернатора Ульяновской области), его даты и номера (дата, и номер правового акта впечатываются в машинописном бюро службы делопроизводства (далее - машбюро) после подписания документа уполномоченным должностным лицом). При этом слово "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕНЫ") отделяется от второй части реквизита с указанием наименования вида документа, его даты и номера одной строкой непечатаемых символов, например:
| УТВЕРЖДЕНО | |
| распоряжением Губернатора Ульяновской области от 3 октября 2015 г. N 416-р |
При утверждении документа законом Ульяновской области в грифе утверждения документа указываются наименование вида утверждающего документа в творительном падеже и полностью заголовок к тексту в кавычках (дата и номер при этом не указываются), например:
| УТВЕРЖДЕНА | |
| Законом Ульяновской области "Об утверждении Программы управления государственной собственностью Ульяновской области на 2015 год" |
При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения документа дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:
| УТВЕРЖДЕНЫ | |
| решением Экспертной комиссии Правительства Ульяновской области от 20.02.2015 N 1 |
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 7 к Инструкции.
2.2.8.14.Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) (далее - резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата A6 (приложение N 8 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами "Адресат" и "Текст документа".
Резолюция включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
| Фамилия И.О. | |
| Фамилия И.О. | |
| Прошу организовать совместную работу и проинформировать меня до 01.05.2015. | |
| Подпись | |
| Дата |
При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.
2.2.8.15.Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объемом не более семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.
Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Как правило, заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем? (о ком?)", начинается с прописной буквы и пишется строчными буквами, например:
О создании аттестационной комиссии
В некоторых видах документов (акты, протоколы и др.) заголовок к тексту должен быть согласован с наименованием вида документа в родительном падеже (чего? (кого?), в таких случаях заголовок к тексту начинается со строчной буквы, например:
(Должностной регламент) (кого?)
главного специалиста-эксперта
Заголовок к тексту оформляется от границы левого поля без абзацного отступа и печатается через одинарный межстрочный интервал.
В служебных письмах реквизит "Заголовок к тексту" расположен под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", выравнивается по левому краю и печатается шрифтом нормальной насыщенности.
В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом шрифтом полужирного начертания и не должен занимать более 5 строк.
Заголовок к тексту печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа (далее также - разработчик документа).
2.2.8.16.Текст документа.
Текст документа - основная содержательная часть документа - излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, связно, логично и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения.
Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Текст во всех графах таблицы выравнивается по вертикали - по верхнему краю, по горизонтали - по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть .
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа (указывается цифровым способом), регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:
...в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"...
Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (орган, организация, документ и т.п.), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращенном варианте, по форме: "(далее -...)", который в дальнейшем будет употребляться в тексте. При этом должно соблюдаться правило логики: одному понятию должен соответствовать один и тот же термин (не допускается синонимия) и один термин должен обозначать одно и то же понятие (не допускается омонимия).
Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили" и т.п.).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("департамент осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Правительство не возражает", "департамент направляет").
Текст отделяется от заголовка к тексту одной - двумя строками непечатаемых символов в установленных границах полей.
Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.
2.2.8.17.Отметка о контроле.
Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа справа штампом "КОНТРОЛЬ".
2.2.8.18.Отметка о приложении.
Отметка о приложении в письме - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах) - печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста одной строкой непечатаемых символов.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложение: | 1. Текст Положения об управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области на 7 л. в 1 экз. |
| 2. Копия постановления Губернатора Ульяновской области от 26.05.2014 N 58 "О внесении изменений в постановление Губернатора Ульяновской области от 13.07.2009 N 49" на 3 л. в 3 экз. |
Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается:
Приложение: в 2 экз.
или
| Приложение: | техническое задание на разработку Типовой инструкции по делопроизводству в 3 экз. |
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:
| Приложение: | справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз. |
В случае приложения к письму документов в электронном виде на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименования прилагаемого файла и (или) количества прилагаемых файлов и при необходимости вида носителя, например:
Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на ВУО-диске.
или:
Приложение: 5 файлов на USB-флеш-накопителе.
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на CD-диске.
В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:
| Приложение: | на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.kremlin.ru |
Приложения
2016-08-19 Приложение к Постановлению от 19 августа 2016 года № 393-П
2016-08-19 Приложение к Постановлению от 19 августа 2016 года № 393-П Перечень