Приложение к Постановлению от 19.08.2016 г № 393-П
Приложение к правовому акту оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (без кавычек) с указанием наименования вида правового акта (в дательном падеже с предлогом "к"), его даты и регистрационного номера. Слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" центрируется по горизонтали относительно самой длинной строки, отделяется от второй части реквизита с указанием наименования вида правового акта, его даты и регистрационного номера одной строкой непечатаемых символов. При этом дата и регистрационный номер правового акта впечатываются уже после его подписания уполномоченным должностным лицом и регистрации. В связи с этим отметка о приложении в правовых актах отделяется от текста тремя - четырьмя строками непечатаемых символов.
Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:
| Приложение N 2 к распоряжению Губернатора Ульяновской области |
Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.
Каждое приложение является отдельным документом, имеющим самостоятельную нумерацию страниц и самостоятельные сокращения (сокращение одного и того же понятия в каждом приложении вводится заново).
2.2.8.19.Подпись.
Реквизит "Подпись" содержит собственноручную подпись должностного лица и является обязательным реквизитом документа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Губернатор Ульяновской области | Подпись | И.О.Фамилия |
или на бланке:
| Губернатор области | Подпись | И.О.Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись" не указывается, например:
| Подпись | И.О.Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами Правительства Ульяновской области их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Первый заместитель Губернатора Ульяновской области - руководитель администрации Губернатора Ульяновской области | Подпись | И.О.Фамилия |
| Главный бухгалтер | Подпись | И.О.Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:
| Начальник контрольного управления администрации Губернатора Ульяновской области | Начальник управления по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области | ||
| Подпись | И.О.Фамилия | Подпись | И.О.Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не наименования должностей лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе коллегиального органа, например:
| Председатель комиссии | Подпись | И.О.Фамилия |
| Члены комиссии | Подпись | И.О.Фамилия |
| Подпись | И.О.Фамилия | |
| Подпись | И.О.Фамилия |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например:
| Первый заместитель Председателя Правительства области | Подпись | И.О.Фамилия |
или:
| Исполняющий обязанности Губернатора | Подпись | И.О.Фамилия |
Подпись отделяется от последней строки текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.
Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
Факсимиле подписи ставится только по личному указанию должностного лица, подпись которого воспроизводится.
2.2.8.20.Отметка об электронной подписи.
Электронная подпись (далее также - ЭП) - это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу.
Использование ЭП осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
2.2.8.21.Гриф согласования документа.
Существует две формы согласования документа: внешняя и внутренняя. Внутреннее согласование документа оформляется визой (подробнее об этом реквизите - в подпункте 2.2.8.22 настоящего пункта), внешнее согласование документа оформляется грифом согласования документа - реквизитом, который фиксирует согласие или несогласие организации (должностного лица), не являющейся автором документа, с его содержанием.
Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, выравнивается по левому краю (длина строки не должна превышать 80 мм, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Гриф согласования документа включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
| СОГЛАСОВАНО | |
| Начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области | |
| Подпись | И.О.Фамилия |
| Дата |
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования документа оформляется следующим образом:
| СОГЛАСОВАНО |
| Письмо Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 20.12.2015 N 430-162 |
или:
| СОГЛАСОВАНО |
| Протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 19.12.2015 N 12 |
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования.
При наличии возражений по тексту гриф согласования документа не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
2.2.8.22.Виза.
Внутреннее согласование документа оформляется визой - реквизитом, указывающим на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.
Виза включает наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
| Начальник государственно-правового управления | ||
| Подпись | И.О.Фамилия | |
| Дата |
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
| Замечания прилагаются | ||
| Начальник государственно-правового управления | ||
| Подпись | И.О.Фамилия | |
| Дата |
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Правительстве Ульяновской области, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из Правительства Ульяновской области, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Некоторые виды документов (например, письма, правовые акты и их приложения) визируются полистно.
Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются.
2.2.8.23.Печать.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание правил проставления печати содержится в разделе 7 Инструкции).
В деятельности Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области используются печати Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати); в целях осуществления действий по обеспечению деятельности Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области используются простые печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации (далее - простые печати).
Для удостоверения соответствия копий документов подлинникам в службе делопроизводства используется простая круглая печать без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации с надписью "Правительство Ульяновской области" (далее также - простая круглая печать).
Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей приведен в разделе 7 Инструкции.
Ведение журнала гербовых печатей возлагается на службу делопроизводства.
2.2.8.24.Отметка о заверении копии.
Отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно" (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
| Верно | ||
| Консультант департамента делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области | Подпись | И.О.Фамилия |
| Дата |
или:
| Верно, подлинник находится в Правительстве Ульяновской области | ||
| Консультант департамента делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области | Подпись | И.О.Фамилия |
| Дата |
Копия документа заверяется простой круглой печатью.
Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и простой круглой печатью.
2.2.8.25.Отметка об исполнителе.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона, располагается на лицевой (для внутренних документов) или оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
| Иванова Мария Ивановна |
| 41-47-87 |
Реквизит печатается шрифтом размера N 10 от границы левого поля без абзацного отступа.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
На документах, направляемых за пределы Ульяновской области, указывается телефонный код города, например:
| Чепухин Александр Викторович |
| (8422) 44-06-49 |
2.2.8.26.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении и направлении в дело, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:
| Отправлено письмо от 07.07.2015 N 73-П-03/2345 | |
| В дело N 01-14 | |
| Подпись | И.О.Фамилия |
| Дата |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.
2.2.8.27.Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Правительство Ульяновской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа:
| ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ __ _________ 20__ г. | |
| Вх. N _____________ |
2.2.8.28.Ссылка на документ.
Ссылка на документ (колонтитул) указывается с целью идентификации электронной копии документа, проставляется на правовом акте в правом нижнем углу первой страницы документа и первых страницах каждого приложения к нему, на письме - в левом нижнем углу оборотной стороны последней страницы. Ссылка на документ содержит наименование файла на машинном носителе, включающее в себя дату создания документа (дата и месяц указываются цифровым способом), инициалы сотрудника службы делопроизводства, осуществляющего печать документа на бланке, и порядковый номер документа в пределах рабочего дня.";
2) в разделе 3:
а) в подразделе 3.1:
в пункте 3.1.5:
в подпункте 3.1.5.1 слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
подпункт 3.1.5.2 изложить в следующей редакции:
"3.1.5.2. Заголовок к тексту печатается через одинарный межстрочный интервал строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок к тексту в кавычки не заключается, начинается с прописной буквы и отвечает на вопрос "о чем?", точка после заголовка к тексту не ставится.";
в подпункте 3.1.5.5:
в первом предложении абзаца третьего слова "(указываются вид документа и его наименование)" заменить словами "(указываются наименование вида документа и заголовок к тексту)";
в абзаце пятом слова "с указанием его наименования" заменить словами "с указанием заголовка к тексту";
в пункте 3.1.6:
в подпункте 3.1.6.1 слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
в подпункте 3.1.6.2:
в абзаце первом:
в первом предложении слова "Наименование документа" заменить словами "Заголовок к тексту";
во втором предложении слова "наименования документа" заменить словами "заголовка к тексту";
в абзаце втором слова "В наименовании документа" заменить словами "В заголовке к тексту";
в абзаце первом подпункта 3.1.6.3 слова "наименования документа одной - двумя" заменить словами "заголовка к тексту двумя";
в абзаце первом подпункта 3.1.6.4 слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись";
б) в подразделе 3.2:
в пункте 3.2.4:
в абзаце первом слово "вид" заменить словами "наименование вида", слова "дату и номер, номер экземпляра, место издания, наименование документа, текст, подпись должностного лица" заменить словами "дату документа, регистрационный номер документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, а также указание на номер экземпляра";
абзацы четвертый и пятый изложить в следующей редакции:
"Номер экземпляра указывается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", отделяется от них одной строкой непечатаемых символов, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: "Экз. N____".
Реквизит "Место составления (издания) документа" (г. Ульяновск) располагается ниже указания номера экземпляра через одну строку непечатаемых символов и оформляется центрированным способом.";
в абзаце шестом:
в первом предложении слова "Наименование правового акта" заменить словами "Заголовок к тексту в правовом акте";
во втором предложении слово "наименования" заменить словами "заголовка к тексту";
в пункте 3.2.5:
в абзаце первом слово "наименования" заменить словами "заголовка к тексту";
в абзаце пятнадцатом слова "с видом" заменить словами "с наименованием вида";
в пункте 3.2.7:
в подпункте 3.2.7.1 слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
в подпункте 3.2.7.2:
в абзаце первом слова "Наименование документа" заменить словами "Заголовок к тексту", слова "после наименования документа" заменить словами "после заголовка к тексту";
в абзаце втором слова "В наименовании документа" заменить словами "В заголовке к тексту пояснительной записки";
в абзаце третьем слова "от наименования документа" заменить словами "от заголовка к тексту";
в абзаце первом подпункта 3.2.7.3 слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись";
в пункте 3.2.8 слово "виза" заменить словом "Виза";
в пункте 3.2.9 слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись";
в) в абзаце пятнадцатом подраздела 3.4 слова "оттиском простой круглой печати" заменить словами "простой круглой печатью";
г) в абзаце втором пункта 3.5.3 подраздела 3.5 слова "Наименования положений" заменить словами "Заголовки к текстам положений", слова "наименования инструкций" заменить словами "заголовки к текстам инструкций", слова "с видом" заменить словами "с наименованием вида";
д) в подразделе 3.6:
в пункте 3.6.4:
в абзаце втором слова "вид документа; номер и дату; место составления; наименование документа; текст;" заменить словами "наименование вида документа, регистрационный номер документа, дату документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст документа,";
в абзаце третьем слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
в абзаце одиннадцатом слова "Место составления" заменить словами "Место составления (издания)", слово "Дата" заменить словами "Дата документа", слово "номер" заменить словами "номер документа";
в абзаце двенадцатом слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту";
в абзаце тринадцатом слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту", слова "с видом" заменить словами "с наименованием вида";
в подпункте 3.6.5.1 пункта 3.6.5:
в абзаце втором слова "указывается должностное лицо, проводящее" заменить словами "указываются фамилия и инициалы должностного лица, проводящего";
в абзаце третьем слова "указывается лицо, отвечающее" заменить словами "указываются фамилия и инициалы лица, отвечающего";
в абзаце шестом:
во втором предложении слова "с указанием должностей" заменить словами "с указанием наименований должностей";
в третьем предложении слово "должности" заменить словами "наименования должностей";
в абзаце девятом слова "и его наименование" и слово "которое" исключить;
в абзаце третьем пункта 3.6.8 слова "оттиском простой круглой печати" заменить словами "простой круглой печатью";
е) в подразделе 3.7:
в абзаце первом пункта 3.7.1 слова "(далее - письма)" заменить словами "(далее также - письма)";
абзац седьмой пункта 3.7.5 изложить в следующей редакции:
"у заместителя Председателя Правительства Ульяновской области, осуществляющего контроль поручений по исполнению указов Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 596 - 606, - письма об исполнении указов Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 596 - 606.";
в пункте 3.7.6 слова "дата, регистрационный номер; ссылка на номер и дату поступившего документа" заменить словами "дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа", слова "наименование документа; текст; отметка о наличии приложения" заменить словами "заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении", слова "оттиск печати" заменить словом "печать";
в пункте 3.7.8:
в абзаце первом слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту", слова "наименование к письму" заменить словами "заголовок к тексту письма";
в абзаце втором слова "Наименование документа" заменить словами "Заголовок к тексту";
в абзаце третьем слова "указывать наименования" заменить словами "указывать заголовки к текстам", слова "такие наименования" заменить словами "такие заголовки к текстам";
в абзаце четвертом слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту";
в абзаце пятом слово "наименования" заменить словами "заголовка к тексту", слово "оно" заменить словом "он";
второе предложение пункта 3.7.9 изложить в следующей редакции:
"В ответных письмах заголовки к текстам не составляются.";
в абзаце девятом пункта 3.7.11 слова "наименования письма" заменить словами "заголовка к тексту";
в пункте 3.7.12:
в абзаце четвертом слова "Подпись должностного лица" должность" заменить словами "Подпись" наименование должности", слова "должность указывается" заменить словами "наименование должности указывается";
в абзаце пятом слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись";
в абзаце первом пункта 3.7.13 слова "подпункта 2.2.8.20" заменить словами "подпункта 2.2.8.25";
ж) в подразделе 3.8:
в пункте 3.8.3:
абзац третий после слова "наименование" дополнить словами "в именительном падеже";
в абзаце четвертом слова "его должность, название организации, имя и фамилия" заменить словами "наименование его должности (с указанием названия организации), имя и фамилия в дательном падеже";
абзац пятый после слова "фамилия" дополнить словами "в дательном падеже";
в пункте 3.8.4:
в абзаце первом слова "Дата и регистрационный номер письма" заменить словами "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа";
абзац второй после слова "дату" дополнить словом "входящего";
з) в подразделе 3.9:
в пункте 3.9.1:
во втором предложении абзаца пятого слова "вид документа, печатаемый" заменить словами "наименование вида документа, печатаемое", слова "дата и регистрационный номер документа, место составления, наименование" заменить словами "регистрационный номер документа, дата документа, место составления (издания) документа, заголовок к тексту", слова "гриф утверждения" заменить словами "гриф утверждения документа";
в абзаце седьмом слово "наименование" заменить словами "заголовок к тексту", слова "с видом" заменить словами "с наименованием вида";
в абзаце восьмом слово "Наименования" заменить словами "Заголовки к текстам", слова "такие наименования" заменить словами "такие заголовки к текстам";
во втором предложении абзаца девятого слова "с указанием должностей" заменить словами "с указанием наименований должностей";
в абзаце десятом слово "текст" заменить словами "текст документа";
в абзаце одиннадцатом слова "отметка о наличии приложений" заменить словами "отметка о приложениях";
в пункте 3.9.2:
абзацы пятый - седьмой изложить в следующей редакции:
"наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата документа;
регистрационный номер документа;";
в абзаце девятом слова "наименование документа" заменить словами "заголовок к тексту", слово "которое" заменить словом "который";
абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:
"Фамилия Имя Отчество исполнителя.";
в пункте 3.9.3:
абзац первый после слова "подразделениями" дополнить словами ", должностными лицами, сотрудниками подразделений";
в абзаце третьем слова "вид документа, который" заменить словами "наименование вида документа, которое", слова "дата, регистрационный номер" заменить словами "дата документа, регистрационный номер документа", слова "наименование документа" заменить словами "заголовок к тексту";
в абзаце четвертом пункта 3.9.4:
в первом предложении слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту";
во втором предложении слово "наименование" заменить словами "заголовок к тексту";
и) пункт 3.10.3 подраздела 3.10 изложить в следующей редакции:
"3.10.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (наименование должности руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области);
наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления (издания) документа;
текст документа;
подпись;
гербовая печать.
В тексте доверенности указываются:
фамилия, имя, отчество (полностью), наименование должности лица, передающего полномочия Правительства Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также реквизиты нормативного правового акта, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Ульяновской области);
фамилия, имя, отчество (полностью) и наименование должности уполномочиваемого лица;
перечисление предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности.";
к) в подразделе 3.11:
в пункте 3.11.2 слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
в пункте 3.11.3 слово "Наименование" заменить словами "Заголовок к тексту", слово "наименования" заменить словами "заголовка к тексту";
в пункте 3.11.4 слова "Место составления или издания" заменить словами "Место составления (издания)", слова "наименования документа" заменить словами "заголовка к тексту";
во втором предложении абзаца первого пункта 3.11.8 слово "заголовки" заменить словом "наименования";
во втором предложении абзаца второго пункта 3.11.9 слова "оттиски печатей" заменить словом "печати";
л) в подразделе 3.12:
в подразделе 3.12.1:
в пункте 3.12.1.2:
в абзаце девятом слово "должность" заменить словами "наименование должности";
в абзаце двадцать пятом слова "подпись должностного лица" заменить словом "подпись";
в абзаце двадцать восьмом слово "дата" заменить словами "дата документа", слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись";
в абзацах пятом и седьмом подраздела 3.12.2 слово "должность" заменить словами "наименование должности";
3) в разделе 4:
а) в подразделе 4.2:
в третьем предложении абзаца второго пункта 4.2.4 слово "должность" заменить словами "наименование должности", слова "(регистрационный исходящий номер, дата и наименование документа)" заменить словами "(исходящий регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту)";
во втором предложении абзаца первого пункта 4.2.12 слово "вид" заменить словами "наименование вида", слова "дата, должность" заменить словами "дата документа, наименование должности", слова "и электронная подпись (далее - ЭП)" заменить словами "и ЭП";
б) в подразделе 4.3:
в абзаце третьем пункта 4.3.1 слова "по исполнению документов" исключить;
в абзаце втором пункта 4.3.3 слова "по исполнению документов" исключить;
в) подраздел 4.5 изложить в следующей редакции:
"4.5. Регистрация и учет внутренних документов
4.5.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭД.
4.5.2. Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.
Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется службой делопроизводства.
Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПС", например: 580-ПС.
Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "АС", например: 4-АС.
4.5.3. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в службе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение N 39.1 к Инструкции).
Доверенностям на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса "дг" (например, 01-дг); доверенностям на право совершения действий от имени Правительства Ульяновской области - индекс "дп" (например, 15-дп).
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись, а копия остается на хранении в службе делопроизводства.
4.5.4. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки, должностные инструкции и регламенты и др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса "вн" (например, 73-02/144-вн).";
г) пункт 4.6.3 подраздела 4.6 изложить в следующей редакции:
"4.6.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу (с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов).";
4) раздел 5 дополнить пунктом 5.4 следующего содержания:
"5.4. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД, представлен в приложении N 39.2 к Инструкции.";
5) в подразделе 6.1 раздела 6:
а) в абзаце седьмом:
второе предложение после слов "не устраненные" дополнить словами "разработчиком документа";
третье предложение после слова "оформление" дополнить словом "его";
6) в абзаце девятом слова "Электронные носители разработчиков документов" заменить словами "Электронные носители, предоставленные разработчиками документов,";
в) в абзаце шестнадцатом слово "исполнитель" заменить словами "разработчик документа", слова "машинописном бюро службы делопроизводства" заменить словом "машбюро";
б) в разделе 7:
а) в пункте 7.1.3 подраздела 7.1:
в абзаце пятом слова "Оттиск всех элементов гербовой печати" заменить словами "Гербовая печать", слова "он" заменить словами "ее оттиск";
в первом предложении абзаца шестого слова "оттиск гербовой печати" заменить словами "гербовая печать";
б) в пункте 7.3.5 подраздела 7.3 слова "Оттиск простых печатей ставится" заменить словами "Простые печати ставятся";
7) в разделе 9:
а) в подразделе 9.1:
подпункты 1 и 2 пункта 9.1.3 изложить в следующей редакции:
"1) дела с постоянным сроком хранения (далее - дела постоянного хранения);
2) дела с временным сроком хранения:";
в абзаце четырнадцатом пункта 9.1.12 слово "вид" заменить словами "наименование вида";
б) в абзаце шестнадцатом пункта 9.2.6 подраздела 9.2 слово "должность" заменить словами "наименование должности";
в) в четвертом предложении абзаца первого пункта 9.3.6 подраздела 9.3 слово "должности" заменить словами "наименования должности";
8) в разделе 10:
а) пункт 10.2.5 подраздела 10.2 после слова "указанием" дополнить словом "наименования";
б) в подразделе 10.3:
в пункте 10.3.2 слова "по истечении одного года их хранения и использования в подразделении" заменить словами "не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, формируемых в подразделениях";
второе предложение пункта 10.3.3 дополнить словами "в установленном порядке";
в) в абзацах втором и третьем пункта 10.4.2 подраздела 10.4 слова "оттиском простой круглой печати" заменить словами "простой круглой печатью";
9) в разделе 11:
а) в абзаце четвертом пункта 11.1 слово "оттиска" исключить;
б) пункт 11.10 изложить в следующей редакции:
"11.10. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
адресант;
адресат;
наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
заголовок к тексту;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
резолюция;
наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя;
гриф ограничения доступа к документу.
В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.";
в) в пункте 11.11:
в абзаце первом слова "в дела" заменить словами "в электронные дела";
абзац второй дополнить словами "(отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание")";
г) в пункте 11.12 слово "исполнения" заменить словами "исполнения или отправки", слово "Правительстве" заменить словами "информационных системах Правительства";
10) заголовок графы 5 таблицы приложения N 1 изложить в следующей редакции: "Заголовок к тексту";
11) в приложении N 10 слова "2 - 3 строки" заменить словами "2 строки";
12) в приложении 10.1 слова "2 - 3 строки" заменить словами "1 - 2 строки";
13) в приложении N 11 слова "наименование проекта" заменить словами "заголовок к тексту";
14) в приложениях N 15 - 17 слово "наименование" заменить словами "заголовок к тексту";
15) в приложении N 19 слово "Вид" заменить словами "Наименование вида";
16) в приложении N 20 слова "Место для наименования письма" заменить словами "Место для заголовка к тексту";
17) в приложении N 22 слово "наименование" заменить словами "заголовок к тексту";
18) в приложении N 23 слова "Наименование (о чем?)" заменить словами "Заголовок к тексту (о чем?)", слова "И.О.Фамилия исполнителя" заменить словами "Фамилия Имя Отчество исполнителя";
19) в приложении N 24 слова "Наименование подразделения" заменить словами "Правительство Ульяновской области", слова "Наименование (о чем?)" заменить словами "Заголовок к тексту (о чем?)", слова "И.О.Фамилия исполнителя" заменить словами "Фамилия Имя Отчество исполнителя";
20) в приложениях N 25 и 26 слова "Наименование (о чем?)" заменить словами "Заголовок к тексту (о чем?)", слова "И.О.Фамилия исполнителя" заменить словами "Фамилия Имя Отчество исполнителя";
21) приложение N 39 признать утратившим силу;
22) дополнить приложением N 39.2 следующего содержания: