Приложение к Постановлению от 19.03.2007 г № 85 Регламент
Регламент реестра уникальных документов архивного фонда ульяновской области
Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ульяновской области от 05.04.2004 N 40-ЗО "Об архивном деле в Ульяновской области", приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".
1.Общие положения
1.1.Регламент устанавливает порядок формирования и использования реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов).
1.2.Включению в реестр уникальных документов подлежат документы, отнесенные к уникальным документам регионального значения, независимо от формы их собственности и места хранения.
1.3.Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) по внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
1.4.Отнесение архивных документов к уникальным производится в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном в настоящем Регламенте.
2.Выявление уникальных документов
2.1.Выявление уникальных документов организуется государственными органами исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченными в сферах культуры, архивного дела. Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в пользовании которых находятся архивные документы, а также владельцы частных коллекций по собственному желанию.
Выявление уникальных документов производится в соответствии с методическими рекомендациями по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 1 к Регламенту).
3.Описание уникальных документов
Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 2 к Регламенту) в листе уникального документа (приложение N 3 к Регламенту).
4.Представление предложений о включении документов в реестр уникальных документов
4.1.Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представляются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела, области в двух экземплярах (в письменной форме и электронном варианте) в соответствии с требованиями правил описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области с соответствующим сопроводительным письмом и рекомендациями ученых и научных советов, методических комиссий, музеев, библиотек, архивов.
4.2.Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представлять ежегодно по мере выявления к 1 сентября.
5.Порядок формирования реестра уникальных документов
5.1.Решение о включении документов в реестр уникальных документов принимает экспертно-проверочная комиссия государственного органа исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченного в сфере архивного дела. Решения экспертно-проверочной комиссии передаются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела.
(п. 5.1 в ред. Постановления Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 N 507-П)
5.2.Документу присваивается регистрационный номер на основании решения, указанного в пункте 5.1 настоящего Регламента, который проставляется на двух экземплярах заполненной формы листа уникального документа, который включает информацию о документе в базу данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области". Оформляется свидетельство о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - Свидетельство) (приложение N 4 к Регламенту).
5.3.Свидетельство вместе со вторым экземпляром листа уникального документа передается организации, в пользовании которой находится уникальный документ.
5.4.Первые экземпляры заполненных форм листов уникальных документов формируются в дела в валовой последовательности их номеров по реестру и хранятся постоянно в государственном органе исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченном в сфере архивного дела.
6.Порядок внесения изменений в реестр уникальных документов
В реестр уникальных документов могут вноситься дополнительные сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях (смена собственника, проведение реставрации, экспонирования и т.п.). Изменения вносятся на основании актов, которые представляются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела, собственниками или организациями, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся уникальные документы.
7.Порядок пользования информацией реестра уникальных документов
7.1.Информация об уникальных документах архивного фонда Ульяновской области является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной собственности, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.
7.2.Запросы собственников уникальных документов, зарегистрированных в реестре уникальных документов, осуществляются бесплатно.