Приложение к Постановлению от 19.03.2007 г № 85 Регламент
Методические рекомендации по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивного фонда ульяновской области
I.Общие положения
1.1.Настоящие рекомендации определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера для организации их регистрации и учета в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов). Рекомендации предназначены для использования архивами, музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся уникальные архивные документы.
1.2.Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов ранних лет.
Объектом, включаемым в реестр уникальных документов, является отдельная коллекция, фонд, документ.
Включению в реестр подлежат подлинные документы, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие Ульяновской области, жизнь и деятельность выдающихся личностей губернии, области, или документы, в силу своей древности, обладающие бесспорным историко-культурным значением.
Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, предполагая необходимость коллективных решений специалистов и экспертов.
1.4.Выявление уникальных документов производят наиболее квалифицированные сотрудники архивов, музеев, библиотек и иных организаций.
II.Основные критерии определения уникальных документов
2.1.Древность документа.
По этому критерию включению в реестр уникальных документов подлежат все документы, созданные до XVIII века. В качестве древних могут рассматриваться с привлечением дополнительных аргументов документы 1-ой половины XVIII века, в особенности списки более древних грамот, договоров, картографических документов, так как в Симбирске многие древние документы были уничтожены пожаром 1864 года.
2.2.Подлинность документа.
Этот критерий является обязательным для всех документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов, за исключением древних, оговоренных в пункте 2.1.
2.3.Бесспорность культурно-исторической значимости документа.
В основном применяется к широко известным документам, которые имеют бесспорную культурно-историческую значимость.
2.4.Публичность документа.
Для включения в реестр уникальных документов документ должен быть открытым, то есть в соответствии с этим критерием в реестр уникальных документов не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или которые по каким-либо существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывших владельцев).
2.5.Отношение документа к историческому событию.
При применении этого критерия в расчет принимается не только важность отраженного в документе события, явления, процесса, но и сама принадлежность документа к важному историческому событию.
В соответствии с данным критерием включению в реестр уникальных документов могут подлежать основополагающие законодательные акты Ульяновской области и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, отражались какие-либо реформы, преобразования, революционные события, участие населения губернии (области) в военных событиях и тому подобное. В эту же группу могут войти документы, в которых зафиксированы крупные открытия в области науки и техники, документы, отражающие редкие природные явления, представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, видеозапись спектакля с участием известных артистов).
2.6.Отношение документа к исторической личности.
По этому критерию для включения в реестр уникальных документов выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет "выдающийся".
По своему характеру, это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В эту группу могут входить документы, имеющие к известной личности не прямое, а косвенное отношение (письма, воспоминания и так далее). Также могут включаться письма выдающихся людей государства жителям нашего региона (при условии их подлинности, наличия автографа). Не следует применять при использовании этого критерия этическую оценку личностей.
2.7.Юридическое значение документа.
В основном рассматривается в совокупности с другими критериями.
2.8.Художественные и оформительские особенности документа.
Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности документа) также влияют на ценность документа. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей на различных грамотах, договорах.
Необходимо отметить, что при выявлении уникальных документов в основном применяется не один какой-либо критерий, а их совокупность. При решении вопроса о включении документа в реестр учитывается также его материальная ценность.