Приложение к Постановлению от 19.03.2007 г № 85 Регламент
Правила описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда ульяновской области
1.Общие положения
Описание уникальных документов производится в листе уникального документа (приложение N 3 к Регламенту), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области".
Лист уникального документа состоит из 5 разделов:
учетные и описательные характеристики;
место хранения;
физические характеристики;
абзац исключен
служебная информация;
изменения.
Изменения в лист уникального документа вносятся на основании актов произвольной формы.
2.Заполнение первого раздела "Учетные и описательные характеристики"
2.1.Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется государственным органом исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченным в сфере архивного дела, после принятия в установленном порядке решения о включении документа в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.
2.2.Реквизит "Дата включения в реестр" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.(01.02.1998).
2.3.Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, в котором он учтен по описи дел и документов, другим учетным документам.
2.4.Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.).
2.5.Реквизит "Вид документа" - указывает вид документа (например: конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.).
2.6.Реквизит "Автор" - указывается автор (создатель) текста и документа. Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке (например: "Жалованная грамота Ивана III").
2.7.Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем; дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.
2.8.Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем; фиксируется в произвольной форме (например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.22.1923 или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век).
2.9.Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
2.10.Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:
древнерусский;
старославянский;
церковно-славянский;
русский;
латинский;
греческий;
арабский;
старофранцузский;
так далее.
2.11.Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, в том числе по истории документов, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и прочие, упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").
2.12.Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующей графы инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним предметы материальной ценности.
2.13.Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).
2.14.Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, оговаривается их сохранность и принадлежность, а также изображение, надписи.
2.15.Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.
2.16.Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна.)
2.17.Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.
2.18.Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:
федеральная;
Ульяновской области;
муниципальная;
частная физического лица;
частная юридического лица.
2.19.Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:
областное государственное учреждение "Государственный архив Ульяновской области";
областное государственное учреждение "Государственный архив новейшей истории Ульяновской области";
муниципальный архив;
государственное учреждение культуры "Ульяновская областная научная библиотека им. В.И. Ленина";
муниципальная библиотека;
государственное учреждение культуры "Ульяновский областной краеведческий музей имени И.А. Гончарова";
ведомственный музей;
школьный музей;
так далее.
3.Заполнение второго раздела "Место хранения документа"
3.1.Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации, или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.
3.2.Реквизит "Адрес" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.
3.3.Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.
4.Заполнение третьего раздела "Физические характеристики"
4.1.Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается через меню со значениями:
бумага;
калька;
пергамент;
ткань;
кора (береста);
черно-белая кинопленка на триацетате;
черно-белая пленка на нитрооснове;
цветная кинопленка на триацетате;
цветная пленка на нитрооснове;
дагерротип;
стекло;
черно-белая фотопленка на триацетатной основе;
черно-белая фотопленка на нитрооснове;
цветная пленка на триацетатной основе;
цветная фотопленка на нитрооснове;
фотобумага;
магнитная пленка на триацетатной основе;
магнитная пленка на нитрооснове;
магнитный барабан;
металлический диск;
восковой фотографический валик;
компакт-диск.
4.2.Реквизит "Размеры" - указывается формат, размеры (в см).
4.3.Реквизит "Объем документов" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело; кинофильма, альбома и так далее.
4.4.Реквизит "Физическое состояние" - указывается через меню со следующими значениями:
хорошее;
удовлетворительное;
неудовлетворительное.
4.5.Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.
4.6.Реквизит "Реставрация" - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.
5.Заполнение четвертого раздела "Страховая оценка документов"
Исключен
от 11.12.2008 N 507-П.
5.Заполнение четвертого раздела "Служебная информация"
5.1.Реквизит "Автор представления документов" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.
5.2.Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения.
6.Заполнение пятого раздела "Изменения"
Указываются наименование реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и другое; изменение места хранения, собственника, наследование, купля-продажа, дарение и так далее, с указанием дат), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.